Werkkostenregeling biedt kansen in 2020!

In de Wet Loonbelasting worden alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel tot het loon gerekend. De werkkostenregeling bepaalt echter dat bepaalde aangewezen vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij zijn. Daarnaast mag u tot een bepaald percentage van de totale loonsom (vrije ruimte) vergoedingen en verstrekkingen als onbelast aanwijzen. U dient één en ander echter wel goed bij te houden om hier een beroep op te kunnen doen.

 

De ‘vrije ruimte’


U mag belastingvrij bedragen aan uw werknemers vergoeden of zaken ter beschikking stellen tot maximaal 1,7% over de eerste € 400.000 van de totale fiscale loonsom binnen uw onderneming, vermeerderd met 1,2% over de loonsom boven € 400.000.

2020

Voor het jaar 2020 is het percentage van 1,7% eenmalig verhoogd naar 3%, wat maakt dat u bij een loonsom van €400.000 over €5.200 extra vrije ruimte beschikt.

Het maakt in beginsel niet uit welke werknemer welk bedrag krijgt. Wel geldt er een zogenaamde gebruikelijkheidstoets. Omdat die toets tot veel discussie leidt, heeft de Belastingdienst toegezegd bedragen tot €2.400 per werknemer per jaar in ieder geval als gebruikelijk te beschouwen.

Binnen de vrije ruimte vallen bijvoorbeeld: een kerstpakket, een fiets, kantinemaaltijden en een personeelsuitje.

Als u meer uitkeert dan het bedrag van uw vrije ruimte, dan moet u over het meerdere 80% loonbelasting afdragen. Premies voor de werknemers- en volksverzekeringen en de bijdrage voor de Zorgverzekeringswet zijn echter niet verschuldigd. U mag deze belasting niet inhouden op het loon van de werknemer. De belasting is dus geheel voor rekening van de werkgever, maar is vaak alsnog voordeliger dan de tarieven die gelden wanneer u normaliter een nettoloon toezegt.

‘Cafetaria-regeling’

Werknemer en werkgever kunnen handig gebruik maken van de werkkostenregeling door in overleg ervoor kiezen om belaste loonbestanddelen om te zetten in vrijgestelde vergoedingen of in vergoedingen die in de vrije ruimte vallen. U kunt bijvoorbeeld een onbelast fitnessabonnement toekennen in ruil voor een verlaging van het belaste brutoloon. De werknemer moet dan wel rekening houden met minder pensioenopbouw, en mogelijk een lagere uitkering bij ziekte of werkloosheid.

Noodzakelijke hulpmiddelen

Gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen kunnen belastingvrij worden vergoed of verstrekt als duidelijk is dat de werknemer die zaken voor zijn werk nodig heeft. Is de apparatuur niet meer nodig, of treedt de werknemer uit dienst, dan moet de apparatuur worden teruggegeven. Gebeurt dit niet, dan moet de werknemer de restwaarde aan de werkgever vergoeden.

De werkgever bepaalt binnen redelijke grenzen zelf welke gereedschappen, computers of communicatiemiddelen een werknemer beslist nodig heeft om de dienstbetrekking behoorlijk te kunnen uitoefenen. Is de werknemer echter een commissaris of een directeur/aandeelhouder, dan eist de fiscus dat de werkgever aantoont dat de voorziening noodzakelijk is.

(Bestel)auto’s kunnen nooit worden aangemerkt als noodzakelijke hulpmiddelen.

Coronavirus en thuiswerken

Door het coronavirus zijn veel werknemers verplicht om vanuit huis te werken. Het is belangrijk dat een werknemer ook vanuit huis goed zijn werkzaamheden kan verrichten. De thuiswerkplek kan onbelast worden ingericht door gebruik te maken van enerzijds de noodzakelijke hulpmiddelen en anderzijds de arbovoorzieningen. Voor arbovoorzieningen is het wel van belang dat de voorzieningen zijn gebaseerd op de arbeidsomstandighedenwet en dat u een arboplan heeft. Daarnaast mag van de werknemer geen eigen bijdrage worden gevraagd.

Gerichte vrijstellingen, genormeerde vrijstellingen

Sommige vergoedingen en verstrekkingen zijn geheel of tot een bepaald bedrag onbelast. Het belaste deel neemt u dan op in de vrije ruimte. U kunt er ook voor kiezen om het bij de individuele werknemer tot het loon te rekenen. Dan betaalt de werknemer de belasting zelf. Betaalt u bijvoorbeeld een vergoeding van 30 cent per kilometer, dan is 19 cent vrijgesteld. De fiscaal bovenmatige 11 cent kunt u in de vrije ruimte onderbrengen of rechtstreeks als loon belasten bij de werknemer. Geheel vrijgestelde vergoedingen en bedragen die bij de werknemer worden belast beperken uw vrije ruimte niet.

Belangrijke gerichte vrijstellingen zijn:

  • Reiskosten openbaar vervoer (abonnementen) en mondkapjes
  • Kosten van opleiding en bijscholing
  • Maaltijden bij overwerk (koopavond, dienstreizen)
  • Vergoeding kosten eigen vervoer: tot 19 cent per kilometer
  • Vakliteratuur, inschrijving beroepsregister
  • (arbo)voorzieningen op de werkplek
  • Consumpties op de werkplek (geen maaltijd)
  • VOG (Verklaring Omtrent Gedrag)

Intermediaire kosten

Dit zijn kosten die de werknemer heeft betaald, maar die voor rekening van de werkgever komen. De werknemer schiet de kosten alleen maar voor. Betaalt u deze terug, dan is dit geen loon voor de werknemer. De vrije ruimte wordt hierdoor niet beperkt. Als voorbeeld kan worden genoemd een werknemer die de voorraad koffie voor de kantine aanvult. De rekening van € 200 betaalt hij zelf. De vergoeding van dit bedrag is onbelast.

Uit uw administratie moet eenduidig blijken dat het gaat om intermediaire kosten.

Vaste kosten

Het is mogelijk om kosten die regelmatig terugkeren op te nemen in een vaste maandelijkse kostenvergoeding. U moet het bedrag van de vaste vergoeding bepalen aan de hand van een onderzoek naar de werkelijke kosten. Daarvoor moet in een periode van drie maanden worden vastgelegd welke kosten zijn gemaakt. De uitkomst bepaalt de hoogte en de aard van de kosten die in de vaste vergoeding wordt opgenomen. Voor werknemers met een soortgelijke functie hoeft niet voor elke werknemer een onderzoek te worden uitgevoerd.

Benut uw vrije ruimte optimaal

Als u per jaar meer uitkeert dan de berekende vrije ruimte, dan kost u dit 80% loonbelasting over het bedrag van de overschrijding. Dit wordt na afloop van het kalenderjaar afgerekend. U dient dit uiterlijk aan te geven in de tweede aangifte Loonheffing van het opvolgende kalenderjaar. Om te voorkomen dat u onaangenaam wordt verrast, is het zinvol om in de loop van het jaar bij te houden of de vergoedingen in de vrije ruimte belast dreigen te gaan worden. U kunt dan nog maatregelen nemen.

Bovendien kunt u, als u het gebruik van de vrije ruimte gedurende het jaar goed in beeld hebt, uw werknemers eventueel belastingvrije extra’s geven. In de huidige moeilijke tijden kan hier zeker behoefte aan bestaan. Niet voor niks is de ruimte voor dit jaar verhoogd.

U kunt in de loop van het jaar dus bijsturen door de kostenvergoedingen anders in te richten, of door afgesproken kostenvergoedingen te veranderen. Echter, u kunt de arbeidsvoorwaarden niet eenzijdig, ten nadele van de werknemer aanpassen. Daarvoor is overeenstemming met de werknemer, vakbond of ondernemingsraad noodzakelijk.

Uiteraard dient uw administratie zodanig te zijn ingericht dat een effectieve controle van de gebruikte vrije ruimte mogelijk is. Wij adviseren u graag over de mogelijkheden die u heeft om dit efficiënt uit te voeren.

 

Vrijblijvend kennismakingsgesprek
Heeft u na het lezen van dit artikel behoefte aan een vrijblijvende kennismaking? Wij ontvangen u graag in ons goed bereikbare kantoor in Bleiswijk om vrijblijvend te bespreken hoe we u het beste kunnen ondersteunen op administratief en fiscaal gebied.

Disclaimer

Dit artikel is gebaseerd op de regelgeving zoals die op 18 mei 2020 bekend is. Deze nieuwsvoorziening is met grote zorg samengesteld. Voor eventuele onvolkomenheden kunnen wij geen aansprakelijkheid aanvaarden. Druk- en zetfouten voorbehouden.

We gebruiken cookies om ons verkeer te analyseren.
Cookies settings
Accept
Privacy & Cookie policy
Privacy & Cookies policy
Cookie name Active

Privacy Policy

What information do we collect?

We collect information from you when you register on our site or place an order. When ordering or registering on our site, as appropriate, you may be asked to enter your: name, e-mail address or mailing address.

What do we use your information for?

Any of the information we collect from you may be used in one of the following ways: To personalize your experience (your information helps us to better respond to your individual needs) To improve our website (we continually strive to improve our website offerings based on the information and feedback we receive from you) To improve customer service (your information helps us to more effectively respond to your customer service requests and support needs) To process transactions Your information, whether public or private, will not be sold, exchanged, transferred, or given to any other company for any reason whatsoever, without your consent, other than for the express purpose of delivering the purchased product or service requested. To administer a contest, promotion, survey or other site feature To send periodic emails The email address you provide for order processing, will only be used to send you information and updates pertaining to your order.

How do we protect your information?

We implement a variety of security measures to maintain the safety of your personal information when you place an order or enter, submit, or access your personal information. We offer the use of a secure server. All supplied sensitive/credit information is transmitted via Secure Socket Layer (SSL) technology and then encrypted into our Payment gateway providers database only to be accessible by those authorized with special access rights to such systems, and are required to?keep the information confidential. After a transaction, your private information (credit cards, social security numbers, financials, etc.) will not be kept on file for more than 60 days.

Do we use cookies?

Yes (Cookies are small files that a site or its service provider transfers to your computers hard drive through your Web browser (if you allow) that enables the sites or service providers systems to recognize your browser and capture and remember certain information We use cookies to help us remember and process the items in your shopping cart, understand and save your preferences for future visits, keep track of advertisements and compile aggregate data about site traffic and site interaction so that we can offer better site experiences and tools in the future. We may contract with third-party service providers to assist us in better understanding our site visitors. These service providers are not permitted to use the information collected on our behalf except to help us conduct and improve our business. If you prefer, you can choose to have your computer warn you each time a cookie is being sent, or you can choose to turn off all cookies via your browser settings. Like most websites, if you turn your cookies off, some of our services may not function properly. However, you can still place orders by contacting customer service. Google Analytics We use Google Analytics on our sites for anonymous reporting of site usage and for advertising on the site. If you would like to opt-out of Google Analytics monitoring your behaviour on our sites please use this link (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/)

Do we disclose any information to outside parties?

We do not sell, trade, or otherwise transfer to outside parties your personally identifiable information. This does not include trusted third parties who assist us in operating our website, conducting our business, or servicing you, so long as those parties agree to keep this information confidential. We may also release your information when we believe release is appropriate to comply with the law, enforce our site policies, or protect ours or others rights, property, or safety. However, non-personally identifiable visitor information may be provided to other parties for marketing, advertising, or other uses.

Registration

The minimum information we need to register you is your name, email address and a password. We will ask you more questions for different services, including sales promotions. Unless we say otherwise, you have to answer all the registration questions. We may also ask some other, voluntary questions during registration for certain services (for example, professional networks) so we can gain a clearer understanding of who you are. This also allows us to personalise services for you. To assist us in our marketing, in addition to the data that you provide to us if you register, we may also obtain data from trusted third parties to help us understand what you might be interested in. This ‘profiling’ information is produced from a variety of sources, including publicly available data (such as the electoral roll) or from sources such as surveys and polls where you have given your permission for your data to be shared. You can choose not to have such data shared with the Guardian from these sources by logging into your account and changing the settings in the privacy section. After you have registered, and with your permission, we may send you emails we think may interest you. Newsletters may be personalised based on what you have been reading on theguardian.com. At any time you can decide not to receive these emails and will be able to ‘unsubscribe’. Logging in using social networking credentials If you log-in to our sites using a Facebook log-in, you are granting permission to Facebook to share your user details with us. This will include your name, email address, date of birth and location which will then be used to form a Guardian identity. You can also use your picture from Facebook as part of your profile. This will also allow us and Facebook to share your, networks, user ID and any other information you choose to share according to your Facebook account settings. If you remove the Guardian app from your Facebook settings, we will no longer have access to this information. If you log-in to our sites using a Google log-in, you grant permission to Google to share your user details with us. This will include your name, email address, date of birth, sex and location which we will then use to form a Guardian identity. You may use your picture from Google as part of your profile. This also allows us to share your networks, user ID and any other information you choose to share according to your Google account settings. If you remove the Guardian from your Google settings, we will no longer have access to this information. If you log-in to our sites using a twitter log-in, we receive your avatar (the small picture that appears next to your tweets) and twitter username.

Children’s Online Privacy Protection Act Compliance

We are in compliance with the requirements of COPPA (Childrens Online Privacy Protection Act), we do not collect any information from anyone under 13 years of age. Our website, products and services are all directed to people who are at least 13 years old or older.

Updating your personal information

We offer a ‘My details’ page (also known as Dashboard), where you can update your personal information at any time, and change your marketing preferences. You can get to this page from most pages on the site – simply click on the ‘My details’ link at the top of the screen when you are signed in.

Online Privacy Policy Only

This online privacy policy applies only to information collected through our website and not to information collected offline.

Your Consent

By using our site, you consent to our privacy policy.

Changes to our Privacy Policy

If we decide to change our privacy policy, we will post those changes on this page.
Save settings
Cookies settings